Délais de préservation des dossiers comptables en Belgique

Tous les dossiers ayant un rapport avec la comptabilité d’entreprise dans la ville d’Ixelles doivent être préservés durant un certain délai. À défaut, la société encoure plusieurs risques dont celui principalement de rejet de la tenue de la comptabilité selon la sanction fiscale applicable dans le pays. Le présent article vous fait découvrir en effet les délais de conservation d’un certain nombre de dossiers comptables.

Les dossiers commerciaux

Selon la loi, les contrats convenus entre deux ou plusieurs commerçants et aussi ceux définis par un commerçant et un non-commerçant doivent être gardés au moins durant cinq années successives. Quant aux contrats liés à des équipements immobiliers d’une entreprise à Ixelles, ils doivent être conservés durant une période de trentaines d’années.

Les pièces justificatives comptables comme les documents bancaires (remises de chèques, talons de chèque, relevés bancaires), les factures fournisseurs/clients, les bons de livraisons ainsi que les bons de commande reçus ou émis doivent être archivées pendant une durée minimale de dix ans à compter de la fin de l’exercice comptable.

L’entreprise doit en effet prévoir un endroit afin de stocker et ranger tous les dossiers normalement contenus dans des boîtes ou des classeurs. La comptabilité à Ixelles correctement saisie peut servir d’affirmations en cas de règlement d’éventuels litiges entre commerçants.

Les dossiers juridiques et comptables

À compter de la clôture du livre comptable, un certain nombre de documents obligatoires comme le livre d’inventaire, le grand livre ou encore le livre journal doit être stocké durant dix ans au moins. Il en est pareil pour les comptes annuels tels que l’annexe, le compte de résultat ou le bilan. Dans ce dernier cas, le comptage du délai débute à partir de la fin de l’exercice comptable.

Pour de nombreux registres juridiques indispensables comme les rapports des commissaires aux comptes, les rapports de gestion de dirigeants, les assemblées générales, le registre du conseil de surveillance, du directoire, d’administration et bien évidemment du registre des procès-verbaux doivent être entreposés durant six ans.

Concernant les statuts, ils doivent être classés au moins durant cinq années après la radiation de l’entreprise au RCS (registre de commerce et des sociétés) dans la ville d’Ixelles. Toutefois, il est conseillé de les garder et les conserver à vie.

Les documents relatifs aux déclarations sociales et fiscales de la société

S’agissant des déclarations fiscales, leur conservation peut s’étaler pendant une période de trois années civiles.  L’entreprise peut en effet confier au comptable à Ixelles la préservation des dossiers comme les déclarations d’impôts sur les sociétés, les déclarations de taxe sur la valeur ajoutée, la taxe sur les salaires, la cotisation foncière des sociétés, la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises ainsi que les déclarations de taxe d’apprentissage, de formation professionnelle continue.

Les déclarations sociales comme le pôle emploi ou la sécurité société à Ixelles peut être conservé durant trois ans. Pourtant, ce délai peut s’étendre jusqu’à cinq ans si les documents sont réalisés aux caisses de retraite supplémentaire.