Finis les kilomètres de rayonnages et les salles remplies d’archives, finies les recherches de rat de bibliothèque pour dénicher le document clé qui aidera à boucler le dossier, finies les photocopies une par une pour pouvoir consulter les données de retour au bureau…
Place à la dématérialisation. Le papier a laissé place au virtuel pour nous faire gagner en efficacité et en rapidité. Mais cette dématérialisation n’est pas sans risques, surtout quand il s’agit de transmettre des informations confidentielles dans un cadre professionnel.
C’est pourquoi les data rooms électroniques ont été créées. Gérées en interne par une équipé dédiée ou sous-traitées à des entreprises spécialistes, elles élargissent le champ des possibilités.On vous explique tout sur ce formidable outil.
Le concept de la data room électronique
Il s’agit d’un espace virtuel sur lequel une entreprise peut stocker des documents de tous types. Ainsi centralisées en un endroit unique, un serveur, les données sont accessibles et sécurisées à la fois. En effet, souvent à caractère confidentiel, elles sont mises à la disposition de collaborateurs ou de tiers sous certaines conditions.
Ces conditions sont établies et imposées par l’entreprise qui possède les données. Elles peuvent être de différents types :
- un accès temporaire pendant une période définie ;
- un identifiant et un mot de passe nominatifs pour les participants ;
- l’autorisation ou non de copier et d’imprimer certains documents ;
- l’accès de tous les destinataires à l’ensemble des documents ou de façon segmentée en fonction des besoins et des compétences de chaque partie prenante…
De plus, la data room électronique permet d’une part un volume de stockage important, et d’autre part, d’échanger des documents dont le poids ne permettrait pas de les envoyer par e-mail.
Enfin, l’un des avantages majeurs est la possibilité d’y accéder à distance. Quel que soit l’éloignement géographique des parties prenantes, celles-ci peuvent s’y connecter sur n’importe quel continent, dans n’importe quel fuseau horaire.
Les avantages
Une data room électronique rassemble de multiples avantages :
- la possibilité de partager des informations confidentiellesentre professionnels sur un projet commun ;
- la sécurité grâce à l’impossibilité de garder une copie des e-mails dans sa boîte, d’envoyer par erreur un document à de mauvais destinataires ou d’être victime d’un e-mail intercepté par un tiers malveillant;
- la présentation d’informations de façon exhaustive et structurée ;
- la mise à jour à tout moment et en temps réel des données pour tous les collaborateurs autorisés ;
- l’optimisation de la productivité grâce à la centralisation de milliers de documents ;
- la réduction des coûts avec la suppression des déplacements pour aller consulter un document sensible ;
- la transparence avec une visibilité sur les origines et les temps de connexion de toutes les parties prenantes ;
- l’interaction avec la possibilité de proposer des sessions de questions/réponses en ligne ;
- le gain de temps.
Les domaines d’application
On peut mettre en place une data room électronique dans différents secteurs et domaines d’activité. Outil pertinent pour les métiers sensibles, on y a recours tout d’abord dans le domaine de la finance, et tout particulièrement des fusions-acquisitions. Lorsqu’un appel d’offre est mis sur le marché pour la cession d’une entreprise, le vendeur et les potentiels acquéreurs y échangent des informations d’ordre économique, comptable et juridique.
Le domaine de l’industrie est également propice à l’utilisation de ce type d’outils pour l’échange d’informations qui concernent des projets de développement, des produits, des clients, des concurrents.
Les problématiques de propriété intellectuelle s’y prêtent aussi :l’outil sert au partage d’informations juridiques et administratives.