L’assemblée générale de copropriété doit être convoquée par le syndic au moins une fois par an, d’après l’article 7 du décret du 17 mars 1967. Seul le syndic a le droit de convoquer une assemble générale. Le syndic peut convoquer une assemblée générale, à chaque fois, qu’il le juge nécessaire pour la bonne gestion de l’immeuble. La convocation à l’assemblée doit être adressée à chaque copropriétaire par lettre recommandée avec accusé réception, remise en main propre contre récépissé, ou encore par courrier recommandé électronique. La convocation doit parvenir au moins 21 jours avant la date de sa tenue.
Si ce délai n’est respecté cela va entrainer la nullité de l’assemblée. En cas de travaux urgents, le syndic peut ne pas respecter ce délai. Des incohérences persistent avec le syndic en place, il est possible de rechercher le meilleur syndic de copropriété en vous rendant sur le site changersyndic.net. Tout bénéfique pour le bon déroulement de l’assemblée générale.
La convocation de l’assemblée
L’avis de convocation doit être envoyé aux adresses inscrites dans le registre du syndicat notamment
- Aux copropriétaires, sans exception, même ceux qui sont privés de leur droit de vote ;
- Aux copropriétaires indivis d’une partie privative, car ces derniers exercent leurs droits de vote proportionnellement à leur cotisation indivise ;
- Au créancier d’un copropriétaire ayant cédé ses droits de vote à ce dernier, et qui a manifesté au syndicat son intention de les exercer ;
- À toute personne qui informe le syndicat qu’elle détient une procuration générale la désignant comme le mandataire « permanent » d’un copropriétaire.
La convocation de l’assemblée peut être demandée au syndic par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix, ou bien par le conseil syndical. Le copropriétaire non-convoqué peut demander l’annulation de l’assemblée générale. Un pourcentage inférieur peut être prévu par le règlement de copropriété. La demande doit préciser les questions dont l’inscription à l’ordre du jour de l’assemblée est demandée.
Si dans les huit jours suivant cette demande, le syndic ne convoque pas l’assemblée alors le président du conseil syndical peut la convoquer et la notifier au syndic. Si toutes ces procédures sont inefficaces alors chaque copropriétaire peut demander la nomination d’un copropriétaire ou d’un mandataire de justice chargé de convoquer l’assemblée en s’adressant au tribunal de grande instance.
Le contenu de cette convocation
La lettre de convocation à l’Assemblée Générale doit mentionner la date, l’heure et le lieu de la réunion. L’assemblée doit en principe se réunir dans les parties communes de l’immeuble ou dans les locaux du syndic ou bien dans la commune où est situé l’immeuble. La convocation doit également mentionner les questions inscrites à l’ordre du jour. La convocation doit comporter la liste précise de chaque question soumise au vote. Le syndic doit procéder à la rédaction et au déroulement de l’ordre du jour. Lors de l’assemblée générale une question non inscrite à l’ordre du jour peut être discutée mais ne peut être voté. L’inscription d’une question à l’ordre du jour peut être demandée par chaque copropriétaire dans la prochaine assemblée. La convocation doit contenir l’ensemble des documents comptables et financiers nécessaires à l’examen de l’ordre du jour (comptes de l’exercice, projets de résolution, budget prévisionnel, devis et contrats proposés, etc.).
Les formalités d’une assemblée
Au début de la réunion, le président de séance (qui ne peut pas être le syndic) et les éventuels assesseurs sont choisis par l’assemblée. Les copropriétaires et les mandataires présents doivent signés la feuille de présence qui sera rattachée au procès-verbal d’assemblée. Ce procès-verbal doit être envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception aux copropriétaires absents ou qui se sont opposés à une décision prise. Les décisions de l’assemblée peuvent être contestées par les copropriétaires en l’absence de notification pendant dix ans.
Les contestations
Deux mois après la réception du procès-verbal, les copropriétaires absents ou ceux qui se sont opposés à une décision peuvent la remettre en cause devant le tribunal de grande instance. Cette procédure nécessite l’intervention d’un avocat. Les décisions prises lors de l’assemblée ne peuvent être contestées par les copropriétaires absents. L’annulation de la décision peut être demandée par le copropriétaire ayant voté contre la décision ou n’ayant pas assisté à l’assemblée. L’assemblée peut voter de nouveau cette décision dans le respect de la loi, en cas d’annulation par la justice. Les décisions demeurent définitives, en cas d’absence de contestation dans le délai légal, même si elles sont en violation devant la loi.