Gestion des notes de frais : comment faire ?

La gestion des notes de frais est une problématique généralisée à l’ensemble des entreprises privées en France. Elle fait partie de la gestion comptable d’une société et doit respecter certaines règles. Plusieurs méthodes sont possibles pour déclarer de manière légale les dépenses des employés mais certaines seront privilégiées par rapport à d’autres en fonction de leur simplicité, leur rapidité d’exécution ou d’autres critères. Mais quelle est réellement la meilleure façon de gérer ses notes de frais ?

La solution logiciel pour automatiser le processus

Parmi les méthodes les plus efficaces et les plus prisées, on trouve le logiciel. Dans les petites structures, c’est en effet au niveau de la direction voire par les employés eux-mêmes que la déclaration des dépenses professionnelles se réalisent. Dans les grandes entreprises, cette tâche revient au service comptable voire au service des Ressources Humaines qui est pleinement compétent là-dessus. Le logiciel ou l’application note de frais est ainsi la solution choisie par Lucca, une société qui a développé son propre outil afin de faciliter le travail de ces personnes dans la déclaration des notes de frais. Les avantages du logiciel sont notamment sa simplicité d’utilisation, la digitalisation du processus, qui induit une économie de papier bénéfique à l’écologie, et sa rapidité. L’avantage supplémentaire qu’apporte l’application est l’aspect mobile des salariés qui, même lors de leurs déplacements professionnels, où qu’ils soient, peuvent déclarer leurs dépenses liées à l’activité de l’entreprise qui les emploie.

Quelles dépenses cela concerne-t-il ?

La loi prévoit le remboursement des frais des salariés d’une entreprise quand ces derniers doivent effectuer des dépenses personnelles dans le cadre de leur activité professionnelle. Cela peut donc concerner de nombreuses catégories de travailleurs dans des secteurs bien divers. Les notes de frais s’appliquent pour les dépenses suivantes :

• Les déplacements professionnels : si vous utilisez votre véhicule personnel dans le cadre de votre travail, vous bénéficiez d’indemnités kilométriques qui permettent de vous faire rembourser du carburant utilisé pour votre trajet.
• La note de restaurant : vous êtes contraint de déjeuner ailleurs qu’à la cantine ou la cuisine de votre entreprise ? Ces frais non prévus vous sont remboursés mais le montant maximum de la dépense peut être fixée et imposée par votre employeur afin d’éviter les abus.
• Les frais d’hébergement : dans le cas d’un déplacement loin de son domicile sans possibilité pour le salarié d’utiliser les transports en commun pour rentrer chez lui.

Il faut savoir qu’il est envisageable pour ces travailleurs de demander une avance sur ses prochains frais mais l’entreprise n’est pas tenue d’accepter. De même qu’elle n’a aucune obligation de rembourser son personnel de manière régulière et assidue tous les mois au moment du virement des salaires. En effet, le délai de remboursement des frais n’est pas acté dans les textes de lois, les entreprises gèrent donc cet aspect comme elles le veulent.