La dématérialisation des documents, une solution pour limiter les déchets
Dans l’univers professionnel, les articles de bureautique et de papeterie ont contribué considérablement à augmenter les déchets. Pour réduire l’empreinte environnementale de leurs activités, les entreprises de tous les secteurs ont décidé d’adopter des solutions de dématérialisation. Il s’agit de la mise en place de logiciels qui produisent les factures et les autres documents directement au format électronique.
Réduire les consommations de papier dans les entreprises, un engagement écoresponsable
Les entreprises sont de plus en plus engagées dans les démarches écoresponsables et cette tendance peut être observée à l’échelle mondiale. Dans cette logique, elles se lancent dans divers projets pour réduire l’empreinte environnementale de leurs activités.
Parmi les projets les plus simples à mettre en place, on peut observer la dématérialisation des factures, des contrats et d’autres documents. Ce sont des logiciels tels que Syleg, qui permettent de créer et signer des documents en seulement quelques clics. Sans devoir les imprimer, ni prévoir une salle spécifique pour le stockage des archives. En plus de la dimension écoresponsable, la dématérialisation des documents facilite la vie des professionnels au jour le jour. Ces derniers pourront ainsi partager en moins d’une minute des documents en internet comme avec en externe. Grâce à l’email, il est désormais possible d’envoyer une facture électronique ou un contrat à un fournisseur, afin de le faire signer dans la journée dans la plupart des cas.
Par conséquent, la dématérialisation des documents permet non seulement de réduire les consommations de papier, mais également l’empreinte environnementale liée aux transports. Car les entreprises n’ont plus besoin d’envoyer des documents par poste.
Quels sont les documents électroniques les plus courants dans les entreprises ?
La dématérialisation concerne une multitude de documents, dont les factures, les contrats, les devis ou encore les bons de commande. Tous ces documents sont écrits et signés en ligne, afin d’être centralisés sur un logiciel dédié qui remplace les archives papier. Ainsi, les collaborateurs ont accès à tous les documents en temps réel et peuvent les envoyés à leurs partenaires.
Les services Ressources Humaines ont également connu un gain de productivité grâce à la dématérialisation. Cette pratique permet de simplifier la production de contrats, d’avenants et de bulletins de paie. Tous ces documents peuvent ensuite être partagés par email ou directement sur une application. Ce qui a permis de mettre fin à l’impression et à l’affranchissement des bulletins de paie mensuels.
Avec les logiciels GED, la recherche des documents est facilitée. Pour trouver rapidementune facture électronique, il suffit d’effectuer une recherche par date, par le nom de la société partenaire et par les références des produits. Il est possible d’effectuer des recherches en utilisant divers éléments, qui dépendent selon les particularités de l’activité de chaque société.
La dématérialisation des factures, un projet sécurisé
A l’heure où les professionnels se posent des questions sur ce sujet, il est important de savoir que le partage de documents par voie électronique est entièrement sécurisé. Pour consulter un document, chaque utilisateur doit se connecter au logiciel en utilisant son identifiant et son mot de passe. De plus, chaque facture électronique est accessible aux personnes concernées uniquement.